Bygherre anmelder et projekt omfattet af Smart TEN-T skriftligt til Trafikstyrelsen. Ved anmeldelse af projektet, fremsendes en mail om dette til VVM@trafikstyrelsen.dk med beskrivelse af projektet, samt forventet tidsplan. Når bygherre har anmeldt projektet, påbegyndes den som udgangspunkt fireårige periode for tilladelsesproceduren. Forlængelse af fristen skal begrundes af Trafikstyrelsen, som ligeledes skal underrette bygherre herom.
Tilladelsesproceduren forstås i denne sammenhæng som enhver procedure, som i henhold til EU-retten eller national ret skal følges i forbindelse med et konkret projekt, der falder under direktivets anvendelsesområde, for at opnå godkendelsesafgørelse.
Trafikstyrelsen vurderer projektets modenhed ud fra de oplysninger, som bygherre har medsendt. Der tages særligt stilling til detaljeringsgraden af de pågældende oplysninger samt projektets tids-, projekt- og finansieringsplan.
For at øge effektiviteten af tilladelsesprocedurerne og sikre projektdokumentation af høj kvalitet bør projektiværksættere udføre det forberedende arbejde, såsom forundersøgelser og rapporter forud for indledningen af tilladelsesproceduren.
Hvis Trafikstyrelsen vurderer, at det anmeldte projekt ikke er modent, afviser styrelsen anmeldelsen senest fire måneder efter bygherres anmeldelse af projektet.
Tilladelsesproceduren for det anmeldte projekt anses som værende afsluttet, når den sidste tilladelse, afgørelse eller udtalelse, som er omfattet af tilladelsesproceduren, er afgivet. Trafikstyrelsen informerer bygherre herom.
Desuden skal Trafikstyrelsen sikre, at bygherre modtager generelle oplysninger som vejledning for anmeldelsen. Disse oplysninger skal indeholde informationer om tilladelser, afgørelser og udtalelser, som kan være påkrævet for at kunne gennemføre projektet. For hver tilladelse, afgørelse eller udtalelse skal styrelsen oplyse om følgende:
- Generelle oplysninger om omfang og detaljeringsgraden af de oplysninger, som bygherre skal fremlægge.
- Gældende frister eller, hvis der ikke er sådanne frister, vejledende frister for de enkelte tilladelser, afgørelser eller udtalelser som er omfattet af tilladelsesproceduren.
- Nærmere oplysninger om de myndigheder og interessenter, der normalt deltager i høringer i forbindelse med de forskellige tilladelser, afgørelser og udtalelser.
Dette skal bruges i forbindelse med anmeldelsen af et projekt:
- Oversigtskort samt plan- og skitsetegning
- Projektbeskrivelse og tidsplan